Hüseyin BOZKURT

Yeminli Mali Müşavir

huseyinbozkurt@firatymm.com

                     YÖNETİMDE MUHASEBEYİ  NE KADAR KULLANIYORUZ ?

                 İşletmelerin kuruluş amacı; bir iş veya hizmeti başarmak ve bunu yaparken de en az kendi işlevini sürdüreceği kârı elde etmektir. Bir işletmede, bir faaliyet yapılıyorsa mutlaka parasal çalışma da var demektir. Parasal olayların kayıtlarını da tutmak gerekir. Bu kayıtların tutulmasını, yönlendirilmesi ve planlanmasını ise muhasebe yapar. İşletme yönetimi, faaliyet plan ve sonuçlarını elde etmeden karar alamaz. Yönetim fonksiyonunu yerine getiremez. Yönetime, bu konuda muhasebe birimi yardımcı olur.

                 Muhasebe; bir işletmedeki finansal işlem ve olayları parayla ifade etmek amacıyla kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme, rapor ve sonuçları yorumlama işlevi üstlenir. Bu fonksiyonu ile muhasebe, işletme yönetiminin eli ayağıdır. İstatistiki bilgiler ve faaliyetlerle ilgili diğer rakamsal bilgiler olmadan yönetim karar alamaz. Alsa da sağlıklı olmaz.

                  O halde yönetim ve yönetici için muhasebe çok önemlidir. Bir işletme kurulurken de, dağıtılırken de muhasebe son ana kadar işletme yönetiminin yanında olmak zorundadır. Bir işletmede imalatı durdurabilirsiniz. Pazarlamayı durdurabilirsiniz. Tüm faaliyeti durdura bilirsiniz. Bu kadrolarda çalışan tüm elemanları işten çıkarabilirsiniz ama muhasebeci en son şirketi de tasfiye eder öyle ayrılır. Muhasebe bu kadar önemlidir işletme ve yönetim için.

                  Aslında düşündüğümüzde her işin bir muhasebesi vardır. En ufak ilişkimizde ne kazandık ne kaybettik diye muhasebesini yaparız. Şu işi yapsak ne kazanırız diye düşünürüz. Hep düşündüğümüz şeylerin parasal yönünü de hesap ederiz. Paralandırırız ki kazancımızı bilelim. Ne yaptığımızı, ne yapmak istediğimizi, hedefe ulaşıp ulaşmadığımızı, ne kadar ulaştığımızı ve seneye ne kadar ulaşmak istediğimizi hesap ederken hep yanımızda muhasebe vardır.

                   Her şeyde muhasebe var bu doğru. Özellikle profesyonel çalışmak zorunda olan, uluslar arası rekabetin odağında çalışan, milyon dolarları toprağa gömüp yatırım yapan, dünyadaki teknolojik değişime, müşteri beklentilerine ayak uydurmaya çalışan işletmelerin yönetim sırasında muhasebe bilgilerine çok ihtiyaçları olacaktır. Ama ülkemizde gerek kayıt dışılığın getirdiği rehavet, gerekse denetimsizliğin sonucu işletme ve tacirlerin sadece maliye için defter tuttukları, defterin ve muhasebenin başka bir fonksiyonu yokmuş gibi gördükleri bilinen bir gerçektir.

                    Ancak, son yıllarda mali idarenin bilgi toplama, ekonomik olayları kayıt altına alma, çapraz bilgi kontrolleri gibi uygulamaları ve kayıt dışılığı kontrol altına alma çalışmaları, muhasebesine önem vermeyen firmaları sıkıntıya sokacaktır. Bu nedenle, bir çok firma muhasebenin önemine inanmış, detaylı, açık ve gerçek bilgiye dayalı muhasebe tutulmaya başlanmış ise de henüz farkında olmayan firmalarda yok değil.

                     İşte, bu güne kadar maliye için defter tuttuğuna inanan işletmelerimiz artık, kendi devamlılıkları ve yönetimleri için muhasebe tuttuklarının bilincine varmaya başlamışlardır. Bu çok önemli bir gelişmedir. Bu tür firmaların sayısı gelecekte hızlı bir şekilde artacaktır.

                     Öte yandan, detaylı bir muhasebe tutulmasıyla da iş bitmemektedir. Detaylı ve sağlıklı muhasebe tutmak belki mali idareye karşı görevleri yerine getirme açısından olumlu bir gelişme ise de; esas olan muhasebede oluşan bilgilerin okunması ve yönetim tarafından yönetimde kullanılmasının sağlayacağı faydalardır.

                    Muhasebe; bir işletmenin kârı, kârlılığı, maliyetleri, bütçesinin planlanması, stok miktar ve tutarlarının belirlenmesi, faaliyet giderleri, pazarlama ve dağıtım giderleri, nakit akışı ve nakit ihtiyacı, finansman planlaması, öz kaynak ihtiyacı, net çalışma sermayesinin belirlenmesi işlevi  görürken, bu konularda yöneticiler muhasebeden ya da muhasebeciden bilgi almak ya da birlikte karar vermek zorundadırlar.

                     Bu durumda, muhasebe bilgilerinin sağlıklı ve detaylı olması yanında bu bilgilerin iyi bir şekilde okunması, bu bilgilerin karar alma sırasında dikkate alınması, işletme yararına olacaktır. Bu bilgileri işletmenin aylık, üç aylık, altı aylık ya da yıllık periyotlarla mizanlarından okunabileceği gibi, bilanço ve gelir tablolarından da okunabilir. İşletmenin faaliyet sonuçlarını, varlık, borç ve alacak durumunu yıl sonunda bilanço ve gelir tablosu en iyi şekilde açıklar. Ancak, bu bilgileri ya da başka bilgileri ara dönemlerde veya istenildiği günde işletmenin mizanından okumak mümkündür. Zira mizan bilgileri sağlıklı olduğu takdirde bilanço da sağlıklı olur. Çünkü bilanço, mizandan çıkarılır. Yıl içinde mizanını okutan ya da okuyan yöneticiler yıl sonunda sağlıklı bir bilançoya kavuşabilirler. Ya da işlerin nasıl gittiğini yıl içinde günü gününe görerek tedbir alabilirler. İş işten geçmeden müdahale edebilirler. Zira, bilanço çıkarıldıktan ve kesinleştikten sonra bazı şeyleri düzeltmek zor, ya da imkansızdır. Ama gününde mizanını iyi okuyanlar, bilançolarını istediği gibi çıkarma imkanına sahip olabilirler. Bilançolar, en az 3 yıl bankalara, diğer kurumlara verilmekte ve işletmeyi tanıtan bir mali tablo olmaktadır. Örneğin öz kaynağı eksiye düşmüş, borçları çoğalmış, rasyoları olumsuz yönde bozulmuş bir işletmenin bilançosunu yıl geçtikten sonra düzeltemezsiniz. Sermaye artışı yapsanız da başka bir kaynak yaratsanız da o bilançoya etki etmez. Ama bunu yıl içinde fark eden işletmeler bilançolarını düzeltebilirler. Onun için özellikle işletmelerin mizan okumaya önem vermeleri gerekir.

                 Gerek mizan ve gerekse bilançoların okunması muhasebe bilgisine sahip kişilerce yapılması gerekir. Orta büyüklükteki her işletmede genelde bir muhasebeci çalışmaktadır. Bu kişilerden işletme ile ilgili muhasebe verilerinin raporlanması ve yorumlanması istenmelidir. Muhasebeci yetersiz kalıyorsa dışardan mali müşavirlerden ve yeminli mali müşavirlerden yardım alınmalıdır. Mizan ve bilançoları okuyarak, buradaki bilgileri  kararlarında kullanan yöneticilerin kararları sağlıklı olur. Dolayısıyla yönetimleri de başarılı olur. Öyle ise öncelikle sağlıklı, güncel, açık ve detaylı bir muhasebenin tutulmasına önem vermek ve sonra da bu bilgileri raporlar halinde alarak sonuçlarını yorumlayarak yönetimde kullanmak gerekir. Muhasebe görevini ifa edenlerin de, konuları ile ilgili yönetime katılmalarında fayda vardır. 

                  13 yıl önce yaşanmış bir olayı aktararak yazımı bitirmek istiyorum. Hatay’ dan G.Antep’e bir fabrikayı satın almaya gelen bir iş adamı muhasebecisi ve avukatı ile Organize sanayideki fabrika binasına gelip geziyor. Sonra birde muhasebeye geçelim, muhasebecim incelesin sonra satış protokolünü avukatımız yazsın diyor. Muhasebeye geçiyorlar resmi evraklar şehirde bir Muhasebecide. Neyse istetiyorlar bir mizan ve bilanço geliyor. Muhasebeci bakıyor ki o kadar makine bilançoya kayıtlı değil. İş adamına efendim bu makineler kayıtlı değil. Sermayesi de şu kadar. Cüzi bir rakam söylüyor.Adam ayağı kalkıp tamam biz böyle bir fabrika almayız deyip geri dönüyor.

                  Bu olayın başka versiyonu durumlarda oluyor. Bir işletme alım satıma konu oluyor. Protokoller imzalanıyor, iş bitiyor. Kaporolar veriliyor. Resmi işlemleri yapmaya sıra geldiğinde;  işte şu kadar makine var bu fatura edilecek, işte şu kadar stokta mal var bu fatura edilecek. Şu kadar da KDV de ödeyeceksiniz deniyor sonradan. Bu yüzden alım satım yarıda kalıyor, vazgeçiliyor.

                  Bu durumların hepsi muhasebeye önem vermemekten, muhasebeciye danışmamaktan ve muhasebe bilgilerini yönetimde kullanmamaktan ileri gelmektedir. Muhasebe bilgilerine önem vermeyenler, yönetimde bu bilgileri kullanmayanlar ve bu amaçla mizan ve bilançolarını okumayan ya da okutmayan yöneticiler ve firmalar başarısızlığa mahkumdurlar.

                Unutmayın iyi bir yönetici ve yönetim; bilgi akışı sağlayan ve bu bilgiyi iyi yorumlayarak kullanan takımdan çıkar. Bu takımları da takım liderleri oluşturur. Takım liderleri, takım üyeleri kadar da olmasa da o üyelerin yaptığı işi bilecek kadar bilgiye sahip olmazlarsa lider olamazlar. Ve elindeki gücü çalıştıramazlar. Veyahut o takım üyelerini fark edemez ve ondan faydalanamazlar.